Efektywna praca copywritera, jak się zorganizować

Praca copywritera jest trochę jak syzyfowa praca. Niby tekst napisany, niby oddany, a pracy nadal dużo i ciągle coś do zrobienia i znów pisać trzeba. Ja to lubię, więc nie narzekam.Ale ostatnio ogrom obowiązków, jakie na siebie wzięłam, nieco mnie przytłoczył i wyszedł mały galimatias. Poniżej znajdziesz wskazówki i świetne rozwiązanie na to, by samemu (samej) się tak nie wkopać i uniknąć tworzenia tekstów pod presją i w stresie – takie nie wychodzą najlepiej.

Jesienno – przeziębieniowy chaos zmusił mnie do przemodelowania dnia, a to poskutkowało ogólną dezorganizacją. Stąd też długo mnie tu nie było. Jako odpowiedzialny i oddany copywriter, na pierwszym miejscu miałam nadal klientów i nie mogłam ich zawieść. Niestety przez to moja strona musiała poczekać na lepsze czasy. Szewc bez butów chodzi, doradzam blogerom i przedsiębiorcom, że systematyczność to podstawa i droga do sukcesu i wpadłam we własne sidła. Dlatego też postanowiłam podzielić się z Tobą moimi odkryciami, wnioskami i pomysłami na to, co zrobić, by nagła zmiana planów, nie była nagłym zawaleniem planów. I co zrobić, by Twój własny content marketing nagle nie stał się kulą u nogi, a proces tworzenia tekstów był cały czas po kontrolą.

Zaplanuj planowanie

Tak, tak. Brzmi trochę przewrotnie, ale jeżeli świadomie nie zostanie przeznaczony określony czas na to, to do tego planowania praktycznie nie dojdzie. Trzeba intencjonalnie przeznaczyć czas, pół godziny, godzinę, na to, by spojrzeć w przyszłość i ją uporządkować. Trzeba potem w tym rytmie też działać i się poruszać, ale to jest już druga kwestia. Warto też uwzględnić, że planowany jest inaczej miesiąc, a inaczej kolejne dni. Projekty i deadliny rozpisane są w większych przedziałach, ale tzw. „dniówki” też należy poukładać.

<div class="ml-embedded" data-form="zKik9y"></div>

Jeżeli masz już jakieś doświadczenie w tworzeniu tekstów, to łatwiej Ci będzie to wszystko rozłożyć. Jeżeli nie – to nic straconego. Pierwszy tydzień i pierwsze zlecenie szybko pokażą Ci, jakie są Twoje realia. Dlatego, gdy dostajesz zlecenie, od razu ustal deadline. Klient może nie naciskać na konkretny termin, ale to wtedy Ty go sobie ustal. Potem rozłóż całe zlecenie na mniejsze elementy i zaplanuj je w czasie. Podpowiedź: zarezerwuj sobie 2 – 3 dni na czarną godzinę. Zapas czasu jest Ci potrzebny na niespodziewane zdarzenia.

System planowania

Warto mieć swój idealny system planowania. Moim jest Bullet Journal, choć nie podchodzę do niego tak artystycznie, jak często się to spotyka. Nie będę tu opisywała tego systemu szczegółowo (może kiedyś się na to skuszę). Teraz chcę wskazać na jego zasadnicze cechy, które mi ułatwiają zorganizowanie pracy.

Jest elastyczny. To dla mnie ważne. Każdy miesiąc może mieć inną objętość, inne części, inaczej wyglądać. Lubię notować w kalendarzu i on daje mi taką możliwość. Jako że jest on od podstaw projektowany przeze mnie, to odpowiada dokładnie moim potrzebom. Gdy w miesiącu mam mało dużych projektów, nie muszę poświęcać dla nich specjalnego miejsca. Jeśli mam dużo, mogę stworzyć dla nich stronę, na której będę notować postępy i nic mi nie umknie. A jeśli jakieś rozwiązanie się nie sprawdzi w danym miesiącu, nie muszę wykorzystać go w drugim. Jest „giętki i miętki” i to mi odpowiada.

Próbowałam też swoich sił w różnych aplikacjach. Jednak planowanie cyfrowe czy w internecie w aplikacjach nie jest dla mnie. Może jestem dinozaurem 😉 Pewnie tak. Z doświadczenia jednak wiem, że prędzej zajrzę do kalendarza, zeszytu czy właśnie BuJo niż do apki na komputerze lub telefonie.

Poza tym już i tak robię tak wiele w telefonie, że analogowe planowanie jest miłą odskocznią. Jeżeli jednak wolisz cyfrowe rozwiązania, to są liczne strony internetowe, które podpowiadają, które systemy przetestować i które są warte uwagi.

Planowanie etapowe

W czasie samego planowania dobrze jest podzielić swoje spojrzenie w przyszłość na części. Pierwsza, ogólna część, to miesiąc (nie planuję kwartalnie ani dalej, bo to się u mnie nie sprawdza). Na jednej kartce rozpisuję sobie wszystkie ważne rzeczy do zrobienia, napisania, opracowania, oddania. To pozwala mieć ogląd na całość. Czy mogę wziąć w tym miesiącu dodatkowe zlecenie, czy powinnam odpuścić, bo nie dam czasowo rady? A może to właśnie miesiąc posuchy? Warto też brać pod uwagę to, że copywriting często jest pracą projektową. Nie masz do napisania jednego tekstu, tylko tworzysz całą kampanię. To powoduje, że nie możesz przeznaczyć piętnastu minut czy nawet godziny na jednego klienta, bo zwyczajnie się nie wyrobisz.

Taka rozpiska (na listopad jest przygotowany wzór również dla Was i możecie go pobrać tutaj) daje też ogląd na to, jak powinno wyglądać planowanie mniejszych przedziałów czasowych. Kolejny jest u mnie tydzień. Zapisuję tu etapy ukończenia większych projektów lub cykliczne prace, które wykonuję dla stałych zleceniodawców. I przychodzi czas na dzień. Tu planowanie przebiega wielotorowo. W przypadku dużych projektów, o których wiem zwykle wcześniej, rozpisuję je na małe, dzienne części i przypisuję konkretnym dniom. Cóż, praca copywritera to nie tylko „klepanie w klawiaturę”, ale również organizacja i planowanie. 

Rozłożenie pracy copywritera na etapy

W przypadku cyklicznych zleceń umieszczam je od razu, na początku miesiąca w konkretnych dniach, żeby wiedzieć, że mam już coś zaplanowane. Czasem zaś trafiają się zlecenia – niespodzianki, z terminem oddania za kilka dni. Te zlecenia wpisuję od razu po ich otrzymaniu, żeby nie uciekły. Jeżeli wymagają więcej czasu niż jeden dzień, wpisuję je od razu w rozbiciu.

Rozłożenie sobie pracy copywritera na takie etapy pozwala nie tylko utrzymać porządek i dotrzymywać terminów. Pomaga Ci też przeanalizować, ile czasu potrzebujesz na dane zlecenie (a z tym wiąże się również wycena). Do tego pokazuje Ci również, czy masz przestrzeń na dodatkowe projekty, zrobienie jakiegoś kursu czy rozwój swoich zawodowych umiejętności, czy doskonalenie stylu pisania (tak, styl pisania też trzeba rozwijać). W miarę zdobywania doświadczenia takie planowanie będzie dla Ciebie coraz łatwiejsze, bo łatwiej też będzie Ci oszacować czas, potrzebny na realizację zlecenia. A dodatkowo wpłynie pozytywnie na Twoją efektywność

Moje doświadczenie pokazuje, że takie planowanie pozwala też uniknąć wpadek, że czegoś się nie oddało, nie odesłało czy po prostu jakieś mniejsze zadanie umknęło.

Praca copywritera to nie tylko pisanie

To bardzo ważne i z pewnością dotyczy nie tylko copywriterów, ale też blogerów, czy grafików (tu zmienić by tylko trzeba było na projektowanie). Dużą część czasu pochłania praca koncepcyjna i/lub research. Różnie to jest.

Czasem więcej czasu poświęca się na planowanie, czasem na poszukiwanie informacji, czasem na kontakty ze współpracownikami lub klientami. To wszystko powinno być uwzględnione w planie. Nie można całego czasu przeznaczyć na pisanie i teksty, bo tak się po prostu nie da. Nie chodzi też o to, by planować sobie zbyt mało albo nieambitnie. Chodzi o to, by mierzyć siły na zamiary. Nawet jeżeli jestem w stanie napisać pięć króciutkich tekstów, to lepiej zaplanować na sztywno cztery. Ważne jest bowiem, by nie dopuścić do spiętrzenia się zaległości, a takie mogą się pojawić, gdy plan jest zbyt napięty.

Kontakt z klientami

Pamiętaj też o tym, że jeden klient będzie chciał wymienić się mailami, a inny poprosi o godzinną rozmowę telefoniczną, bo tak mu będzie łatwiej się dogadać. Wiem, że nie każdy lubi rozmawiać przez telefon. Dla mnie to nie jest problem. Z przyjemnością się umawiam na takie kontakty, bo przepływ informacji jest zupełnie inny. Żywy.

Naturalnie, po takim telefonie trzeba wszystko w mailu podsumować i poprosić klienta o potwierdzenie – dla własnego bezpieczeństwa. Niemniej, taka rozmowa zajmuje czas i warto o tym pamiętać.

A gdy zaplanujesz sobie czas pracy z uwzględnieniem takich właśnie okienek, a akurat ich danego dnia nie będzie – po prostu skończysz wcześniej pracę lub podgonisz zadania z innego dnia. Nie ma tego złego 🙂

A skoro o klientach mowa to jeszcze jedna kwestia…

Pozyskiwanie wartościowych klientów

Musisz mieć dla kogo pisać swoje teksty reklamowe. To oznacza, że warto sobie też wygospodarować czas na pozyskiwanie potencjalnych klientów. Później, z biegiem czasu, gdy Twoja marka będzie bardziej rozpoznawalna zaczniesz przyciągać właściwych klientów i czas na ich pozyskanie będzie praktycznie zerowy – sami przyjdą.

Na początku jednak musisz samodzielnie zatroszczyć się o napływ nowych zleceń. Chyba, że od razu zatrudnisz się jako copywriter freelancer w agencji reklamowej. Wtedy to agencja będzie dla Ciebie pozyskiwała zlecenia.

Strategia marketingu też wymaga czasu

O ile nie zlecono Ci tylko przygotowania tekstów na konkretne tematy, to pewnie musisz jeszcze dodatkowo ułożyć całą strategię content marketingu. A to również wymaga czasu (i umiejętności, ale dziś nie o tym). Musisz przecież przeanalizować grupę docelową klienta, zbadać jego konkurencję i wybrać obszary tematyczne, które warto w swojej komunikacji poruszyć. W przeciwnym razie Twoje teksty będą wisiały w próżni, a to oznacza, że strategia w ogóle nie zadziała.

Pamiętaj o tym w swojej pracy. Podczas przyjmowania zlecenia i uzgadniania jego zakresu upewnij się, czy Twoim zadaniem jest tylko pisanie tekstów, czy również projektowanie całej komunikacji. Jeżeli to szerszy zakres, to uwzględnij to również w swojej wycenie ;). Przy czym zajmuje to też więcej czasu, więc uwzględnij to również w swoim planowaniu.

Uwzględnij też czas na samodoskonalenie

Nie możesz też zapomnieć o uwzględnieniu czasu na naukę i doskonalenie swoich umiejętności. Osoba zatrudniona na etacie wszelkie szkolenia realizuje w ramach godzin pracy. Jako copywriter freelancer też musisz to zaplanować. Pamiętaj przy tym, że gdy nie pracujesz, to zwyczajnie nie zarabiasz. Nie możesz jednak wyłącznie pracować, bo w w marketingu wszystko szybko się zmienia. Jeśli nie będziesz na bieżąco, nie będziesz w stanie pozyskać klientów dla swoich zleceniodawców. Miej to na uwadze.

Szkolenia, które podniosą Twoje umiejętności copywritera możesz z powodzeniem znaleźć w internecie. Niektóre z nich wymagają przygotowania jakiegoś tekstu, inne wpłyną na Twoją efektywność. Jeszcze inne pomogą Ci zacząć pisać nowe rodzaje reklam (wciągające teksty) lub odnaleźć swoją specjalizację (np. artykuły eksperckie, opisy produktów). To bardzo ważne. Jeżeli chcesz być naprawdę dobrym copywriterem – musisz stale się rozwijać.

I z jednej strony potrzebujesz rozwijać swój warsztat (eliminować błędy językowe), a z drugiej wiedzę marketingową (umiejętność dotarcia do klientów). O tym też nie możesz zapomnieć. No cóż, zawód copywritera jest bardzo rozwojowy i rozwijający 🙂 Widzisz, że to nie tylko tworzenie treści.

I na koniec, choć nie najmniej ważne

Tego planu trzeba się po prostu trzymać. Trzeba zerkać na niego od czasu do czasu, by przypominać sobie, że jak dziś odpuszczę, to jutro będę mieć dwa razy więcej pracy. Wbrew pozorom pilnowanie planu to sposób na spontaniczność, bo praca nie rozciąga się jak Wisła na mapie. Plan, to sposób na to, by wyrobić się z pracą w określonym czasie i mieć wolne bez wyrzutów sumienia (co na freelansie trzeba sobie wypracować). To sposób na to, by nie marnować czasu, by go nie gubić i nie tracić niepotrzebnie. Plan pozwala go odnaleźć i zmaksymalizować efektywność, wtedy kiedy jest to potrzebne.

Po za tym praca zdalna lubi się rozwlekać, szczególnie, gdy wykonywana jest z domu. Wiem to z autopsji. Jeżeli chcesz odnieść sukces i zachować dla siebie elastyczne godziny pracy – musisz nauczyć się planowania. Jeżeli moje wskazówki są dla Ciebie niewystarczające, przejrzyj blogi eksperckie, które uczą różnych technik organizowania swojej pracy. Ja chciałam tutaj tylko nakreślić pewne kwestie.

A jeżeli pomaga Ci w organizacji i skupionej pracy wyjście z domu, to skorzystaj z przestrzeni coworkingowej. To świetne miejsce do pracy, a przy okazji można poznać nowych, ciekawych ludzi 🙂

To jakim sposobem wypadłam z tego doskonale zorganizowanego świata? Ano, nie zaplanowałam przeziębień. Mój błąd.  W przyszłym roku uwzględnię w kalendarzu czas na kichanie.

Coś osobistego

Kocham copywriting. Wiem, takie wyznanie z zaskoczenia. Ale tak. Kocham ten model pracy, uwielbiam moich klientów i to, że moje umiejętności mogą pomóc im lepiej zarabiać. Każdy tekst przygotowuję z najwyższą starannością i odsyłam do klienta, jak ukochane dziecko w świat. To dla mnie nie jest tylko zarabianie na pisaniu. Czuję, że mam misję – odciążam przedsiębiorców. Zdejmuję z nich konieczność poszukiwania dla nich klientów. Z doświadczenia jednak wiem, że takie podejście do swojej pracy to bardzo dobry sposób na wypalenie.

Dlatego planowanie pracy copywritera, planowanie przerw czy czasu na samo pisanie jest ważne. Pozwala zachować balans i równowagę. Daje możliwość pracy w komforcie psychicznym, który samodzielnie sobie zapewniasz. To również sposób na wykorzystanie maksimum Twoich umiejętności dla klientów. Jeżeli przy pisaniu możesz się skupić na swojej pracy, a nie na tym, że jesteś potwornie zmęczona/zmęczony czy masz jeszcze tyle na głowie, to też inaczej pracujesz. Uwierz mi. Każdy content writer potrzebuje spokojnej głowy i przestrzeni do pracy.

A jak jest u Was z planowaniem? Uważacie, że jest ono potrzebne, czy to jedynie sztuczne ograniczenie, więzy i kajdany? Lepiej spontanicznie, czy przewidywalnie z budzikiem, jak u psychoterapeuty? Czekam na Wasze opinie w komentarzach.

Sprawdź moje szkolenie, na którym uczę skutecznego pisania sprzedażowego, które pomoże Ci wygenerować więcej wolnego czasu 🙂