O organizacji słów kilka

Długo nic nie pisałam i aż się sama do siebie uśmiecham na myśl, że znów mogę coś „na Sferę wrzucić”. Powodem mojego milczenia nie był brak pomysłów na posty, czy niechęć do pisania. Powód był znacznie bardziej prozaiczny – zabrakło czasu.

Przyjęte zlecenia zawsze są dla mnie priorytetami i dopóki ich nie wykonam (lub nie mam pewności, że zdążę na czas), to za nic innego się nie biorę, tylko robię to, co mam do zrobienia. A trafiły się dwa naprawdę duże zadania, które wymagały od mnie ogromnego skupienia i przeznaczenia sporej ilości czasu. Do tego jeszcze życie rodzinne i cóż… Sfera musiała poczekać. Zwykle po takich dużych zadaniach robię sobie swego rodzaju „rachunek sumienia”. Czy to musiało być tak obciążające? Czy to musiało mnie aż tyle energii kosztować? Czy nie da się tego lepiej zorganizować? No właśnie, organizacja. Te refleksje skłoniły mnie do tego, by z tej organizacji się trochę publicznie rozliczyć. To, co tutaj opiszę to nie jest wzór idealny. To nie jest przykład doskonałego działania. To mój indywidualny sposób na to, by zdążać na czas. Że nie jest doskonały, potwierdza to choćby fakt, że na własną stronę czasu nie znalazłam. Doba jednak niezmiennie trwa 24h i nie zamierzam udawać, że umiem naginać czas 🙂

Miesiąc

Nie mogę w pełni zaplanować miesiąca z góry. (Dobrze się zaczyna, jak na post o organizacji czasu 😉 ) To dlatego, że niektórzy moi stali klienci sami nie potrafią określić kiedy i co będzie im potrzebne. Zanim więc miesiąc się rozpocznie, planuję to, co wiem na pewno. Niektórzy klienci wiedzą, ile i na kiedy mam napisać, więc te elementy zamieszczam. Prowadzę kilka fanpage’y, one również mają stałe terminy publikacji. No to w harmonogramie na miesiąc zapisuję stałe punkty i widzę, kiedy i gdzie mam wolną chwilę. Innym kolorem zapisuję również Sferę. Chcę, by czas dla niej był zaplanowany, ale też chcę wiedzieć, gdzie ewentualnie mogę urwać go trochę (i wtedy szewc bez butów chodzi 😉 ).

organizacja czasu

Mój miesięczny planer w trakcie projektowania

Gdy pozostali klienci zaczynają już wiedzieć, kiedy i co mam im przygotować, zaczynają się precyzyjnie określać, umieszczam ich w pozostałych, wolnych miejscach harmonogramu. w ten sposób wypełniają mi się luki, a kalendarz na cały miesiąc zapełnia. Czasem wiem wszystko już w pierwszym tygodniu, czasem układa się to znacznie dłużej.

Jest jeszcze grupa klientów „sporadycznych”. Raz na jakiś czas coś chcą. Mały tekścik, jakiś prosty artykuł czy opis na stronę. Ponieważ wyznaję zasadę, że każdy klient jest ważny, niezależnie od tego ile zleca, to dla nich również staram się zawsze mieć czas. Zwykle wygląda to tak, że duże projekty rezerwuję z zapasem i z tego zapasu mogę właśnie uszczknąć na pojedyncze i małe zlecenia.

Rysuje mi się cały miesiąc i wiem już co robię.

Tydzień

Tygodni nie planuję. (Mistrz organizacji normalnie ;)) Nie potrzebny jest mi tygodniowy ogląd. Na wydruku miesięcznym mam wszystkie terminy oddania tekstów zaznaczone, więc powielanie tych danych uważam za stratę czasu. Lubię mieć wyobrażenie o tygodniu, ale to również czerpię z rozpiski miesięcznej, tym bardziej, że tak ją sobie opracowałam, by takie spojrzenie było możliwe.

Może to błąd. Może powinnam dzielić miesiąc na mniejsze okresy, tylko po co? Skoro ja wiem co i jak, a klient dostaje wszystko na czas, to chyba znaczy, że działa. Jeżeli Ty Czytelniku planujesz również swój tydzień, to będę wdzięczna za relację w komentarzu. Plusy i minusy takiego działania, strategię. Może się przekonam 🙂

Dzień

O tak, dzień planuję i to skrupulatnie. Bez godzin oczywiście, tylko w punktach. Kiedyś planowałam godzinami i potwornie frustrowało mnie to, gdy wypadałam z tego czasowo. Niektórzy moi klienci lubią porozmawiać przez telefon. Chcą coś ustalić, omówić, przedyskutować. Czasem dzwonią po radę, a czasem chcą tylko się upewnić, że wszystko idzie zgodnie z planem. Czasem też dzwonią nowi. Nie mam awersji do telefonów, więc zawsze chętnie porozmawiam z klientem. Widzę, że dla wielu ma to ogromne znaczenie, więc jeżeli tego potrzebują, to dlaczego nie.

Ale przez takie pogawędki wypadałam często z tego nieszczęsnego godzinowego planu i przez moją własną frustrację sypało się wszystko inne. Dlatego teraz planuję po prostu w punktach. Czasem coś przeskoczę, jeżeli uważam, że teraz czas na coś innego. Coś ominę, a potem do tego wrócę. Oczywiście szacuję czas. Szacuję, ile mi zajmą poszczególne zadania, by na 6 godzin pracy nie zaplanować 15 godzin. Nie umieszczam ich jednak sztywno w widełkach, bo nic mi to nie daje i nie pomaga skutecznie działać. Co ważne, szacując każde zadanie dorzucam 10 – 15 minut przerwy. Uważam, że to ważne, by przespacerować się nieco między tekstami. Odpoczywa całe ciało, a przez to kolejne teksty tworzy się bardziej efektywnie. Taka praca jest po prostu wydajniejsza.

Każdy dzień zapisuję w prowadzonym przez siebie bujo, który jest tak bardzo minimalistyczny, że aż chyba nie zasługuje na miano bullet journala 😉 To jednak najwygodniejsza dla mnie forma planowania każdego dnia, więc korzystam sobie z niego z ogromnym zadowoleniem.

 

Do tego dochodzą jeszcze nagłe zdarzenia. Czasem są one z życia prywatnego, czasem dotyczą pracy. Powodują, że nie jest tak ładnie i lekko. Jednak takie nagłe niespodzianki powodują, że w tej robocie nie jest nudno, że nie wszystko da się zaplanować i trzeba być gotowym na nagłą zmianę planów. Lekcja elastyczności, pokory i szybkiego przystosowania do zmian. Nie sztuką jest realizować plan krok po kroku w drodze do celu, sztuką jest osiągnąć ten cel, gdy plan czasami pada i trzeba wprowadzić nagłe korekty.

Tak właśnie działam. Tak planuję i organizuję swój czas. A jak Ty to robisz? Bardzo jestem ciekawa, jak wyglądają inne metody, inne sposoby. Może trafię na ideał. Kto się podzieli ze mną swoimi sposobami? 🙂

8 thoughts on “O organizacji słów kilka

    • Oj tak, w tym trzeba się odnaleźć 🙂 U mnie to raczej rama, schemat, który pomaga mi się zebrać do działania. Sztywno z kartką i długopisem też raczej nie dałabym rady 😉 Najważniejsze jednak to działać tak, by każdemu było dobrze 🙂

  • Jestem pasjonatką BUJO i od niedawna Trello 🙂 Ze względu na pracę organizację zaczynam od planowania roku, później kolejne tygodnie i dni 🙂 Lubię to, bo dzięki planowaniu nie mam poczucia zmarnowanego czasu 🙂

    • Trello, no ja się właśnie do niego przymierzam, ale jakoś nie mam przekonania albo motywacji 🙂 Co do poczucia dobrze wykorzystanego czasu, to świetna uwaga. Dokładnie tak jest, że dzięki rozplanowaniu aktywności ma się więcej wolnego czasu. Poza tym, planowanie wspiera spontaniczność (wbrew pozorom 😉 )

    • Grunt, żeby do Ciebie pasowała 🙂 Ja jestem potwornie roztrzepana i przez to nie jestem w stanie układać planu w głowie. Tylko notatki i rozpiska. Dzięki temu ogarniam i nie zawalam terminów. No i pracuję nad moim roztrzepaniem 🙂

  • Hej, zawsze powtarzam za Eisenhoverem, że „plany są niczym, planowanie jest wszystkim”… Proces planowania sam w sobie jest pożyteczny i często inspirujący. Jednak, jeśli chodzi o mnie, pracuję obecnie nad większą elastycznością. Trzymam się klasycznego, papierowego kalendarza i ograniczam się do planów na najbliższy miesiąc. O planowaniu dnia godzina po godzinie nie ma mowy, bo czuję wtedy, że mam związane ręce. Organizacja jest ważna, ale chyba dobrze postawić na względny luz.

    • Dzięki za rozbudowaną odpowiedź 🙂 Podoba mi się przytoczony cytat, nie znałam go 🙂 Zgadzam się z tym w całości. To planowanie jest drogą do sukcesu i świetnym źródłem inspiracji.W czasie planowania wpada bardzo dużo pomysłów do głowy.

      Też planuję maksymalnie na miesiąc do przodu. Dłuższej perspektywy nie potrzebuję. Cieszę się, że nie ja jedna wyrzuciłam godzinowe planowanie 🙂 Jak widzę te pięknie zorganizowane planery z opracowaną każdą minutą, to aż mi ciarki przechodzą. Też muszę mieć jednak odrobinę luzu 🙂

      Organizacja i względny luz, tak jak napisałaś, to świetne połączenie 🙂

Dodaj komentarz

%d bloggers like this: